لماذا تحتاج كل منشأة إلى حساب في قوى وملف عمل؟
قبل البدء بالخطوات، من المهم أن نفهم أن منصة “قوى” هي البوابة الرقمية الموحدة لخدمات قطاع العمل في المملكة العربية السعودية، وتعمل تحت إشراف وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، فتح حساب للمؤسسة في قوى وامتلاك ملف منشأة نشط ليس مجرد إجراء روتيني، بل هو الأساس القانوني الذي يمكّنك من إدارة موظفيك، وإصدار التأشيرات، وتوثيق العقود، والاستفادة من كافة الخدمات الحكومية المتعلقة بالعمل بكل سهولة وشفافية.
هذا الدليل مصمم ليأخذ بيدك خطوة بخطوة، من إنشاء حسابك الأول وحتى تفعيل ملف منشأتك بشكل كامل، مع تسليط الضوء على النصائح العملية لتجنب الأخطاء الشائعة.
قبل أن تبدأ: الشروط والمتطلبات الأساسية لفتح ملف منشأة
لضمان عملية سلسة ومقبولة من المرة الأولى، تأكد من استيفاء جميع الشروط التالية، كنصيحة من خبير، تجهيز هذه المتطلبات مسبقاً يوفر عليك الكثير من الوقت والجهد.
- الشكل القانوني: يجب تحديد الشكل القانوني للمنشأة بوضوح (مؤسسة فردية، شركة ذات مسؤولية محدودة، إلخ).
- السجل التجاري: وجود سجل تجاري فريد وساري المفعول للمنشأة، لا يمكن استخدام سجل تجاري واحد لأكثر من كيان.
- التراخيص سارية المفعول: يجب أن تكون جميع تراخيص النشاط الاقتصادي سارية المفعول وغير منتهية الصلاحية، الطلبات المرفقة بتراخيص منتهية تُرْفَض تلقائياً.
- حساب أبشر مفعل: يجب أن يكون لدى مالك المنشأة أو المفوض الرسمي حساب مفعل في منصة أبشر.
- العنوان الوطني: تسجيل عنوان وطني صحيح وموثق للمنشأة.
- الامتثال لأنظمة التوطين: لا يتم قبول طلبات فتح ملف لمنشآت تقع في النطاق الأحمر أو الأصفر في برنامج “نطاقات”.
- الأنشطة المسموح بها: التأكد من أن نشاط المنشأة ليس من ضمن الأنشطة المقيدة، مثل نشاط تأجير العمالة المنزلية.
الخطوة الأولى: طريقة فتح حساب للمؤسسة في منصة قوى
حسابك في قوى هو مفتاحك لإدارة المنشأة، اتبع هذه الخطوات بدقة لإنشاء حسابك:
- الدخول إلى المنصة: توجه إلى الموقع الرسمي لمنصة قوى عبر الرابط المباشر.
- بدء التسجيل: من الصفحة الرئيسية، اختر “تسجيل الدخول” ثم “تسجيل حساب جديد”.
- إدخال البيانات الشخصية: قم بتعبئة رقم الهوية الوطنية أو الإقامة وتاريخ الميلاد، يجب أن تكون هذه البيانات مطابقة تماماً لما هو مسجل في “أبشر”.
- التحقق من الهوية: سيتم إرسال رمز تحقق إلى رقم جوالك المسجل في أبشر، أدخل الرمز في الحقل المخصص للمتابعة.
- إعداد معلومات الحساب:
- أدخل بريدك الإلكتروني، حيث ستصلك عليه إشعارات هامة ورابط التفعيل.
- اختر كلمة مرور قوية تتوافق مع معايير الأمان التي تظهر على الشاشة.
- الموافقة على الشروط: قم بمراجعة الشروط والأحكام بعناية ثم وافق عليها.
- تفعيل الحساب: ستصلك رسالة إلى بريدك الإلكتروني تحتوي على رابط تفعيل، اضغط على الرابط لتنشيط حسابك رسمياً، بعد هذه الخطوة، يصبح حسابك الشخصي في قوى جاهزاً.
الخطوة الثانية: فتح ملف منشأة جديدة (عبر خدمات الوزارة)
بعد إنشاء حسابك الشخصي في قوى، الخطوة التالية هي إنشاء ملف رسمي لمنشأتك، يتم هذا الإجراء حالياً عبر بوابة الخدمات الإلكترونية لوزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية.
- الوصول للخدمة: قم بالدخول إلى موقع وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية وسجل الدخول باستخدام بيانات النفاذ الوطني الموحد (أبشر).
- اختيار الخدمة: من قائمة “الخدمات الإلكترونية”، ابحث عن خدمة “فتح ملف منشأة رئيسي” واخترها.
- تعبئة بيانات الطلب: سيُطلب منك الآن تعبئة نموذج إلكتروني يحتوي على كافة تفاصيل المنشأة.
نصيحة خبير: تجنب الأخطاء الشائعة عند تعبئة البيانات
الخطأ الأكثر شيوعاً هو عدم تطابق البيانات المدخلة مع المستندات الرسمية، ركز على النقاط التالية:
- النشاط الاقتصادي: اختر النشاط الاقتصادي الصحيح والمطابق للسجل التجاري والترخيص، اختيار نشاط خاطئ قد يؤدي إلى مشاكل في احتساب نسب التوطين لاحقاً.
- بيانات الترخيص: أدخل رقم الترخيص بدقة، واستخدم زر “التحقق” للتأكد من صحته في النظام، قم برفع نسخة واضحة من الترخيص.
- بيانات المالك: تأكد من إدخال بيانات المالك (أو الوكيل) كما هي مسجلة في الوثائق الحكومية.
- عنوان المنشأة: أدخل تفاصيل العنوان الوطني للمنشأة بدقة (اسم الشارع، الحي، رقم المبنى، الرمز البريدي).
- الإقرار والمراجعة: بعد تعبئة كافة الحقول، قم بمراجعة الشروط والأحكام والإقرار بصحة البيانات المدخلة.
- مراجعة الملخص: سيعرض النظام ملخصاً كاملاً للطلب قبل الإرسال النهائي، هذه هي فرصتك الأخيرة لمراجعة كل شيء بدقة.
- إرسال الطلب: بعد التأكد من صحة كل المعلومات، اضغط على “إرسال”، سيتم إنشاء رقم للمنشأة (700xxxxxx) وربطه تلقائياً بحسابك في منصة قوى.
الخطوة الثالثة: إدارة وتحديث بيانات المنشأة عبر قوى
بمجرد الموافقة على طلب فتح الملف، ستظهر منشأتك تلقائياً عند تسجيل دخولك إلى منصة قوى، من هنا، يمكنك إدارة كل شيء وتحديث البيانات عند الحاجة.
- سجل الدخول إلى حسابك في منصة قوى.
- من لوحة التحكم، اختر “حساب الأعمال”.
- ستظهر لك قائمة بالمنشآت المسجلة تحت هويتك، اختر المنشأة التي ترغب في إدارتها.
- من القائمة الجانبية، يمكنك الوصول إلى “معلومات المنشأة” لتحديث تفاصيل الاتصال أو العنوان.
- استخدم زر “تحديث” أو “تعديل”، أدخل المعلومات الجديدة، ثم اضغط “حفظ” لتطبيق التغييرات.
أسئلة شائعة حول فتح حساب وملف منشأة في قوى
ما الفرق بين حساب قوى وملف المنشأة؟
حساب قوى هو حسابك الشخصي كفرد (صاحب عمل أو مفوض) للوصول إلى المنصة، أما ملف المنشأة، فهو السجل الرقمي الرسمي لشركتك أو مؤسستك لدى وزارة الموارد البشرية، والذي تتم إدارته من خلال حسابك في قوى.
هل يمكنني فتح ملف منشأة إذا كان الترخيص على وشك الانتهاء؟
لا، من شروط قبول الطلب أن تكون جميع التراخيص المقدمة سارية المفعول وبها فترة صلاحية كافية، يُنصح بتجديد التراخيص أولاً قبل البدء في إجراءات فتح الملف.
ماذا أفعل إذا تم رفض طلب فتح ملف المنشأة؟
في حال تم رفض الطلب، ستقوم المنصة بتوضيح سبب الرفض، يجب عليك معالجة المشكلة المذكورة (مثل: ترخيص منتهي، بيانات غير متطابقة) ثم إعادة تقديم الطلب من جديد.
هل أحتاج إلى سجل تجاري قبل فتح ملف في قوى؟
نعم، وجود سجل تجاري ساري المفعول هو متطلب أساسي وجوهري، لا يمكنك فتح ملف منشأة بدونه، حيث يتم الربط بين رقم السجل التجاري وملف المنشأة في أنظمة الوزارة.